ДОДАТОК Google Workspace
Резюме
Цей посібник містить п’ять основних рекомендацій Google щодо переходу на Google Workspace. У ньому описано перевірені інструменти, ресурси та підтримку, а також історії клієнтів, які успішно перейшли. Для керівників інформаційних технологій (CIO), які шукають сучасне рішення для продуктивності та співпраці, Google Workspace пропонує привабливу альтернативу застарілим інструментам для корпоративного бізнесу. Google Workspace, якому довіряють 10 мільйонів клієнтів і 3 мільярди користувачів у всьому світі, надає організаціям знайоме, сучасне та інтуїтивно зрозуміле середовище для спілкування, file керування, спільне створення документів тощо.
Чому Google
Робочий простір? Короткий підсумок
Google Workspace може допомогти організаціям будь-якого розміру та практично в усіх галузях підвищити безпеку, продуктивність і співпрацю. Завдяки функціям безпеки на основі штучного інтелекту та хмарній архітектурі з нульовою довірою компанії покладаються на Workspace для захисту своїх найбільш конфіденційних даних. Штучний інтелект (ШІ), вбудований у набір продуктивності, може допомогти організаціям заощадити час і підвищити якість роботи.
Використовуючи Google Workspace із Gemini, компанії будь-якого розміру безпечно розгортають штучний інтелект у великих масштабах. Згідно з нашим недавнім дослідженням корпоративних клієнтів, які використовують Gemini, користувачі економлять у середньому 105 хвилин на тиждень, і 75% щоденних користувачів кажуть, що це покращує якість їхньої роботи. Організації переходять на Workspace, щоб скористатися можливістю модернізації ІТ та культури, оптимізувати робочі процеси для швидшого прийняття рішень і допомогти усунути вузькі місця завдяки безперебійній співпраці.
Глава 1
П’ять ключових рекомендацій щодо плавного переходу на Google Workspace
Перехід на будь-яку технологію є багатогранним процесом, але він не повинен бути складним. Організації з усього світу щороку вирішують перейти на Workspace. Успішна міграція потребує стратегічного підходу, який надає пріоритет розумінню технологічного середовища та вихідних даних, мінімізує потенційні ризики та визнає, що управління змінами для працівників є вирішальним компонентом успіху.
Кожна подорож міграції буде унікальною, а часові рамки залежатимуть від обсягу та складності даних організації. Плануючи міграцію, дуже важливо почати з ретельного розгляду поточного середовища організації, її конкретних потреб і обставин. Клієнти часто виграють від початку процесу за 1–2 роки до завершення ліцензійної угоди зі старим постачальником.
Ось п’ять кроків, які ви можете виконати, щоб розпочати цей процес разом зі своєю командою облікового запису Google і обраним партнером із впровадження.
Аудит і розуміння вихідних даних
Точна оцінка типу, розміру та складності даних, щоб передбачити проблеми та оптимізувати підхід до міграції. Визначте розподіл даних, щоб дізнатися, як дані розподіляються в системі джерела. Майте на увазі, що вимоги до організаційних даних можуть відрізнятися залежно від відділу, і ці потреби мають визначати графік і стратегію міграції. Завчасно вирішуйте всі непідтримувані типи даних або жорсткі обмеження в Google Workspace, щоб запобігти збоям.
Використовуйте сканування джерела
Проведіть комплексний аналіз даних, використовуючи такі функції сканування, як Google Workspace Migrate, щоб отримати глибоке розуміння вихідних даних. Оптимізуйте процес міграції, ефективно розподіляючи навантаження між інфраструктурою міграції та визначаючи пріоритети для великих наборів даних. Ви можете використовувати матрицю продуктів міграції Google Workspace, щоб активно досліджувати інструменти, які можна використовувати для міграції певних типів даних.
Сплануйте свій підхід до міграції та включіть керування змінами з самого початку:
Під час планування корпоративної міграції дуже важливо узгодити свою ІТ-групу, команду облікового запису Google і партнера з впровадження щодо очікуваних результатів із визначеними цілями та завданнями. Деякі організації можуть прийняти Google Workspace разом із певними застарілими інструментами та точковими рішеннями.
Інші можуть вибрати повний перехід на Google Workspace. Google підтримує обидві моделі міграції; однак повна міграція допомагає організаціям максимізувати переваги та віддачу від інвестицій Workspace.
Хоча компанія може розбудувати стратегію міграції для досягнення бізнес-цілей багатьма способами, Google рекомендує триетапний підхід із основними ІТ-технологіями, першими користувачами та глобальним запуском.
Google пропонує поетапний підхід до міграції
Три етапи основної діяльності з розгортання зазвичай тривають від 3 до 9 місяців.
- Етап 1: Планування та основні ІТ Розгортання лише для основної ІТ-команди.
Цей етап починається у співпраці з партнером, щоб узгодити плани розгортання з найкращими практиками Google і створити шлях успіху для всього проекту. Цей етап підтверджує та тестує технічний дизайн, визначає точки інтеграції та дозволяє команді ознайомитися з інструментами та технологією. - Етап 2: перші користувачі Розгортання для 5–10% від загальної кількості користувачів. На цьому етапі перевіряється міграція, перевіряється план управління змінами та збирається відгук про навчання та комунікації, щоб план можна було скоригувати за потреби, щоб найкраще відповідати потребам користувачів.
- Фаза 3: Глобальне розгортання Go-Live для всіх користувачів. Ця фаза приносить залишок
організації на борту, проводить широке навчання та спілкування, а також переходить до довгострокового прийняття та трансформації. як зазначено в посібнику з розгортання для великих організацій. Цей процес зазвичай займає 3–9 місяців, і його можна адаптувати до конкретних вимог і потреб вашої організації. - Добре реалізована стратегія управління змінами має важливе значення для плавної та успішної міграції робочого середовища. Зосередившись на спілкуванні, навчанні та підтримці, ви можете мінімізувати збої, розширити можливості співробітників і досягти бажаних бізнес-результатів. Ви можете використовувати цей посібник як шаблон для своєї стратегії управління змінами.
Надайте пріоритет міграції даних
Ретельно спланувавши та обміркувавши, визначте критичні дані вашої організації для запуску, а які є несуттєвими даними для запуску. Не обов’язково переносити всі дані до дати запуску. Спершу зосередьтеся на перенесенні важливих даних, щоб забезпечити успішну роботу. Розгляньте можливість міграції некритичних даних після запуску, щоб спростити початковий процес міграції.
Завчасно зменшуйте ризики
Передбачення труднощів перед міграцією допоможе вашій команді триматися на потрібному шляху. Відкрите спілкування, проактивне планування та зосередженість на цілісності даних прокладуть шлях до безперебійної міграції.
Глава 2
Історії успіху клієнтів
Equifax починає культурну трансформацію після переходу понад 20,000 XNUMX співробітників на Workspace.
Як одне з трьох агентств кредитної звітності в США, Equifax щороку допомагає мільйонам споживачів і компаній досягати своїх фінансових цілей. Компанія Equifax здійснила культурну трансформацію всього свого бізнесу, запровадивши Google Workspace. Він переніс дані приблизно 21,000 20 користувачів перед розгортанням Workspace для співробітників у 100,000 країнах. Використовуючи технологію як важіль, Equifax допоміг своїм співробітникам розвивати культуру співпраці та спільноти, що призвело до майже XNUMX XNUMX повідомлень Google Chat щодня. Простота й безпека Workspace, а також можливість працювати над документами з будь-якого місця допомогли Equifax оптимізувати комунікацію та співпрацю.
Бразильська державна установа мігрує понад 3.5 мільйона осіб files до Workspace через 2 місяці
У Бразилії Ministério Público do Estado do Amapá (MP-AP) є прокуратурою штату Амапа. Це установа, яка керується Федеральною конституцією Бразилії та зобов’язана захищати закон, демократію та інтереси окремих людей і суспільства в цілому. За 2 місяці він переніс 4 ТБ даних, що охоплює понад 3.5 мільйона установ fileс. Тепер MP-AP має 99.9% безвідмовної роботи служби та 90% рівня впровадження Google Workspace серед співробітників. Він отримав більше гнучкості для віддалених працівників, полегшив обмін документами між командами та зовнішніми організаціями, а також краще керував даними, які зберігає агентство.
LifeCell виконує повноцінну міграцію для 1,200+ співробітників менш ніж за 3 місяці для підвищення ефективності
LifeCell, заснований у 2004 році, є найбільшим в Індії банком зберігання стовбурових клітин і тканин. Це основний постачальник генетичних скринінгових тестів і провідний гравець у клітинній і тканинній терапії. LifeCell здійснив повноцінну міграцію Google Workspace менш ніж за 3 місяці для понад 1,200 співробітників, яка змінила можливості співпраці завдяки детальним налаштуванням конфіденційності. Google Workspace також допоміг організації підвищити ефективність робочого процесу від топ-менеджменту до прямих співробітників, звівши спам-атаки до нуля.
Протягом 4 місяців Humanamigrated 13,000 13,000 користувачів у Workspace, скоротили ІТ-витрати та посилили безпеку. Прості у використанні інструменти для співпраці в Google Workspace підвищили моральний стан і ефективність 50 22 членів команди на місцях і в офісах Humana, лідера з надання послуг з догляду у Фінляндії, Норвегії та Швеції. Тепер ІТ-команда впевнена, що перевірені часом функції безпеки Workspace захищають конфіденційні дані клієнтів, і Humana очікує, що міграція на Workspace зменшить кількість запитів на технічну підтримку щонайменше на 55%. Humana перенесла 5.5 ТБ даних, включаючи 4.5 мільйонів електронних листів, XNUMX мільйонів документів і XNUMX мільйонів елементів календаря.
Я на 100% впевнений, що команда Humana щасливіша та продуктивніша з Google Workspace, ніж з нашою попередньою платформою, і разом із ОС Chrom це зробить наші дані безпечнішими, ніж будь-коли раніше».
Адам Нерелл ІТ-директор Humana
Colgate-Palmolive переносить 28,000 6 користувачів на Workspace за XNUMX місяців
«Google Workspace виділявся тим, що це справді інтегрований набір інструментів із системою єдиного входу та одним каталогом. Google Workspace створено для хмари без локальної спадщини. Ми відчували, що Google і надалі залишатиметься найбільшим інноватором у хмарній співпраці та партнером, з яким ми зможемо розвиватися», — говорить Мітч Коен, директор із співпраці міжнародної компанії споживчих товарів Colgate-Palmolive. Лише за три місяці понад 94% користувачів активно використовували Google Диск, і лише за один місяць було проведено понад 57,000 XNUMX годин сеансів Google Meet. Тепер кожен, починаючи з керівників і закінчуючи відділом пошти в Colgate, має обліковий запис Google Workspace і користується ним щодня.
Глава 3
Інструменти та ресурси міграції від Google
Під час міграції організації можуть отримати доступ до ряду власних і сторонніх інструментів, процесів і підтримки від Google, щоб полегшити процес від планування до виконання.
Ваш представник облікового запису Workspace
Спершу зв’яжіться зі своїм представником облікового запису Google Workspace, який тісно співпрацює з нашою партнерською екосистемою та пропонує різноманітні наскрізні послуги під час переходу. Ці послуги включають консультації, консультації, технічне керування обліковими записами, керування змінами, увімкнення та навчання, лабораторії трансформації тощо. Представник вашого облікового запису співпрацюватиме з вами, щоб залучити відповідного партнера для ваших потреб у міграції.
Партнери
Наша розширена мережа керованих послуг і партнерів із впровадження допомагає клієнтам вибрати рішення, яке їм підходить, і веде загальну міграцію та розгортання. Наші партнери супроводжують багато організацій у їхній подорожі Workspace, приносячи десятиліття досвіду підтримки великих клієнтів із кількістю до 200,000 XNUMX співробітників.
Google Workspace має стратегічні партнерські відносини з партнерами в усіх регіонах. Технологічні партнери (ISV) допомагають у процесі міграції даних, а також підключаються до партнерів-посередників підприємства. Співпрацюючи з вашим менеджером облікового запису, ваш вибраний партнер буде працювати з вами, щоб створити детальний план для кожної з фаз, рекомендованих Google. Ці етапи можуть включати відкриття, стратегічні сесії, увімкнення, навчання та демонстрації від планування до розгортання та далі. Повний список партнерів можна знайти тут.
Професійні послуги
Крім того, команда представників вашого облікового запису може залучити Google Professional Services, щоб доповнити вашого сервісного партнера та захистити процес розгортання за допомогою додаткового рівня технічної підтримки, підтримки управління змінами та управління. Ця підтримка може включати доступ до експертів-консультантів, передовий досвід, зв’язок із командою продуктів і розробників Google для забезпечення успіху ключових етапів впровадження тощо. Повний перелік послуг, які пропонує Google Professional Services, можна знайти тут.
Наші команди розробили спеціальну методологію та інструменти, які допоможуть клієнтам пройти шлях переходу від етапу планування до успішного запуску. наприкладampЗа допомогою Google Workspace Migrate ви можете керувати масштабними міграціями в кілька основних служб Google Workspace з одного місця. Ми надаємо детальну документацію та посібники з розгортання, щоб допомогти вам вибрати найкращий варіант переміщення електронної пошти, календаря, контактів, папок, files і дозволи в Google Workspace. Ми підготували ресурси, які допоможуть вам на кожному кроці, зокрема:
- Ресурси корпоративного розгортання та наш посібник із розгортання для великих організацій. Організації можуть використовувати ці ресурси керування змінами та технічні посібники, щоб розгорнути Google Workspace для великих організацій. Дотримуйтеся нашого 90-денного плану розгортання, щоб представити Google Workspace своїм користувачам, протестувати служби та міграцію даних і успішно перенести всю свою організацію.
- Технічні посібники з розгортання та посібники з міграції для поглибленого керівництва. Ці ресурси надають детальну та вичерпну інформацію щодо більш детальних тем, як-от міграція даних із Microsoft Outlook до Google Workspace тощо.
Google Workspace надає корпоративним організаціям сучасні інструменти для співпраці та безпечне хмарне середовище. Завдяки структурованому підходу, перевіреним інструментам і експертній підтримці міграція є керованим процесом. Дозвольте Google Workspace розкрити весь потенціал вашої робочої сили.
Документи / Ресурси
 |
ДОДАТОК Google Workspace [pdfПосібник користувача Workspace APP, Workspace, APP |