Посібник користувача BOOST SOLUTIONS V2 Document Maker

BOOST SOLUTIONS V2 Document Maker

Авторське право
©2023 BoostSolutions Co., Ltd. Усі права захищено. Усі матеріали, що містяться в цій публікації, захищені авторським правом, і жодна частина цієї публікації не може бути відтворена, змінена, відображена, збережена в пошуковій системі або передана в будь-якій формі чи будь-яким способом, електронним, механічним, фотокопіюванням, записом чи іншим способом, без попередньої письмової згоди BoostSolutions.
наш web сайт: https://www.boostsolutions.com

вступ

Document Maker дозволяє користувачам створювати документи на основі набору шаблонів у списку SharePoint. Користувачі можуть повторно використовувати дані зі списків SharePoint для створення окремих документів або документів із кількома елементами, а потім установлювати правила для іменування цих документів. Потім документи можна зберігати як вкладення, зберігати в бібліотеці документів або зберігати в автоматично створеній папці. Користувачі можуть вибрати один із чотирьох форматів документів для збереження створених документів. Цей посібник користувача використовується для надання інструкцій користувачам щодо налаштування та використання Document Maker. Щоб отримати останню копію цього та інших посібників, перейдіть за наданим посиланням: https://www.boostsolutions.com/download-documentation.html

Введення в Document Maker

Document Maker — це просте у використанні рішення, яке допомагає швидко створювати документи, що повторюються, у SharePoint за допомогою готових шаблонів, створених у Microsoft Word. Після активації функцій Document Maker команди продукту будуть доступні на стрічці списку.

У сучасному досвіді команди продукту виглядають так:

Створити документ

Створіть окремі документи для кожного елемента списку.

Створити об'єднаний документ
Створіть об’єднаний документ, який містить усі вибрані вами елементи списку.

Керування шаблонами та керування правилами розташовано в списку -> група Параметри.

Керувати шаблоном
Перейдіть на сторінку шаблону Document Maker, щоб керувати шаблонами.

Керувати правилами
Перейдіть на сторінку «Правила створення документів», щоб визначити правила для створених документів.

Керування шаблонами

Document Maker дає змогу створювати шаблони для створення документів. Щоб створити документи, використовуючи дані зі списку, ви повинні спочатку вставити стовпці списку в шаблони. Тоді значення стовпця буде вставлено в область, яку ви вказали під час створення шаблону під час створення документа. Ви також можете надати вміст за замовчуванням, який з’являється в кожному згенерованому документі Word, наприклад бажану структуру для замовлення на продаж або офіційну відмову від відповідальності в нижньому колонтитулі сторінки. Щоб керувати шаблонами, ви повинні мати принаймні рівень дозволу на проектування в списку або бібліотеці.

Примітка Шаблони для всієї колекції сайтів зберігатимуться в прихованій бібліотеці на вашому кореневому сайті. The URL це http:// /BoostSolutionsDocumentMakerTemplate/Forms/AllItems.aspx

Створіть шаблон

• Перейдіть до списку або бібліотеки, де потрібно створити шаблон.
• На стрічці клацніть вкладку «Список» або «Бібліотека», а потім клацніть «Керування шаблонами» в групі «Параметри».

Або перейдіть на сторінку «Параметри списку» або «Бібліотеки» та в розділі «Загальні параметри» клацніть «Налаштування документотворця» (на базі BoostSolutions).

• На сторінці «Параметри документотворця» натисніть «Створити новий шаблон».
• Введіть назву в діалоговому вікні «Створити шаблон».
• Натисніть OK, щоб створити шаблон. Відкриється діалогове вікно із запитом, чи потрібно редагувати шаблон. Щоб відредагувати шаблон, натисніть «ОК», інакше натисніть «Скасувати».
  Примітка: Рекомендується використовувати браузер Edge, щоб слово file відкриється плавно, щоб ви могли редагувати шаблон.
• Після натискання «ОК» шаблон відкриється у Word. Ви можете налаштувати шаблон відповідно до політики вашої компанії. Щоб отримати додаткові відомості про те, як налаштувати шаблон документа, зверніться до розділу 4.3 Налаштування шаблонів у Word.
• Після завершення налаштування шаблону натисніть  щоб зберегти шаблон.
• На сторінці налаштувань шаблону ви можете view основна інформація для шаблону (назва шаблону, змінено, змінено, застосоване правило та дії).

Завантажте шаблон
Якщо у вас є готові шаблони, ви можете завантажити їх і використовувати для створення документів.

• Перейдіть до списку або бібліотеки, куди ви хочете завантажити шаблон.
• На стрічці клацніть вкладку «Список» або «Бібліотека», а потім клацніть «Керування шаблонами» в групі «Параметри». Або перейдіть на сторінку «Параметри списку» або «Бібліотеки» в розділі «Загальні параметри» та клацніть «Налаштування документотворця» (на базі BoostSolutions).
• На сторінці налаштувань Document Maker натисніть «Завантажити шаблон».
• З'явиться діалогове вікно. У діалоговому вікні клацніть «Огляд…», щоб вибрати готовий шаблон документа з локального комп’ютера або сервера.
• Натисніть OK, щоб завантажити вибраний шаблон.

Налаштувати шаблони в Word
Щоб налаштувати шаблон, вам потрібно буде встановити плагін Document Maker. Щоб отримати інструкції щодо встановлення плагіна Document Maker, зверніться до посібника зі встановлення. Після встановлення плагіна на вашій стрічці у Word з’явиться вкладка Document Maker.

Підключення даних
Підключіться до списку SharePoint і отримуйте поля списку та інші пов’язані поля.

Показати поля
Ця функція керує панеллю Document Maker. Ви можете вирішити, чи показувати панель полів списку, клацнувши «Показати поля».

Оновити поля
Клацніть цей параметр, щоб оновити поля, щоб отримати актуальні поля зі списку.

Позначте область повторення
Позначте повторну інформацію в документі. Це дуже корисно, коли ви хочете створити об’єднаний документ із використанням кількох елементів.

Довідка
Отримайте довідкові документи плагіна Document Maker від BoostSolutions webсайт.

• Клацніть вкладку «Документатор» на стрічці Word, а потім клацніть «Підключення даних» у групі «Отримати дані».
• Введіть URL зі списку SharePoint, з якого ви хочете отримати дані.
• Виберіть тип автентифікації (автентифікація Windows або автентифікація за формою), який потрібно використовувати, і введіть правильну автентифікацію користувача.
  Примітка: Користувач повинен мати принаймні View Єдиний рівень дозволу для списку SharePoint.
• Натисніть Перевірити з’єднання, щоб перевірити, чи може користувач отримати доступ до списку.
• Натисніть OK, щоб зберегти підключення.
  • У шаблоні, який ви створюєте, клацніть область, куди потрібно вставити поле (поля).
  • На панелі Document Maker виберіть одне поле та двічі клацніть його. Поле буде вставлено як елемент керування вмістом Rich Text.

Поля списку
Поля списку SharePoint і пов’язані поля зі списку пошуку. Щоб відобразити пов’язані поля, потрібно вибрати їх як додаткові поля у списку.

Спеціальні поля

• Спеціальні поля, зокрема [Сьогодні], [Зараз], [Я].
• [Сьогодні] представляє поточний день.
• [Зараз] представляє поточну дату й час.
• [Я] представляє поточного користувача, який створив документ.

Обчислювані поля
Обчислювані поля можна використовувати для обчислення даних у стовпці або елементах документа. (Додаткову інформацію про підтримувані функції обчислюваного поля див. у Додатку 2: Підтримувані функції обчислюваного поля.)

• Щоб отримати актуальні поля зі списку, натисніть «Оновити поля».
• Щоб створити об’єднаний документ, потрібно позначити таблицю або область як повторювані.
• Натисніть щоб зберегти шаблон.

Змінити шаблон

• Перейдіть до списку або бібліотеки, де потрібно змінити шаблон.
• На стрічці клацніть вкладку «Список» або «Бібліотека», а потім клацніть «Керування шаблонами» в групі «Параметри».
• На сторінці Document Maker Settings -> Templates знайдіть шаблон і натисніть «Редагувати шаблон».
• Якщо потрібно змінити властивості шаблону, клацніть «Редагувати властивості».

Видалити шаблон

• Перейдіть до списку або бібліотеки, з якої потрібно видалити шаблон.
• На стрічці клацніть вкладку «Список» або «Бібліотека», а потім клацніть «Керування шаблонами» в групі «Параметри».
• На сторінці Document Maker Settings -> Template знайдіть шаблон і натисніть «Видалити».
• З’явиться вікно повідомлення з проханням підтвердити, що ви хочете продовжити видалення.
• Натисніть OK, щоб підтвердити видалення.

Правила управління

Після створення шаблону вам потрібно буде налаштувати правило для визначення генерації документів. Щоб керувати правилами для списку або бібліотеки, ви повинні мати принаймні рівень дозволу на проектування.

Налаштування правил
Коли ви створюєте правило, необхідно налаштувати такі параметри:

Налаштування	опис
Виберіть Шаблон	Виберіть шаблон(и), до якого потрібно застосувати правило.
Правило найменування	Вкажіть правило автоматичного іменування документів. Ви можете комбінувати стовпці, функції, налаштовані тексти та роздільники, щоб динамічно генерувати назви документів.
Формат дати	Укажіть формат дати, який потрібно використовувати в назві документа.
Типи виводу	Укажіть тип виводу (DOCX, DOC, PDF, XPS) для створених документів.
Розповсюдити документ	Вкажіть шлях, куди ви хочете зберегти створені документи.
Генерація об’єднаного документа	Укажіть, чи можна створити об’єднаний документ. Примітка. Ця опція необов’язкова.
Правило іменування об’єднаних документів	Укажіть формулу іменування для об’єднаних документів.
Цільове розташування	Укажіть бібліотеку документів для збереження об’єднаних документів.

Створіть правило

• Перейдіть до списку або бібліотеки, де потрібно створити правило.
• На стрічці клацніть вкладку «Список» або «Бібліотека», а потім клацніть «Керувати правилами» в групі «Параметри».
• На сторінці «Параметри документотворця» -> «Правила» натисніть «Додати правило».
  • Примітка: Ви не можете додати правило, якщо в поточному списку немає шаблону.
• У розділі «Назва правила» введіть назву.
• Вкажіть, які шаблони повинні використовувати це правило. Ви можете вибрати кілька шаблонів для одного правила.
  Примітка: До шаблону можна застосувати лише одне правило. Після того, як правило було застосовано до шаблону, друге правило не може бути застосоване, якщо перше правило не буде видалено.
• У розділі «Правило іменування» ви можете використовувати «Додати елемент», щоб додати комбінацію змінних і роздільників, і використовувати «Видалити елемент», щоб видалити їх.

У розкривному списку ви можете вибрати Стовпці, Функції та Спеціальний текст як елемент назви документа.

Стовпці

У формулу можна вставити майже всі стовпці SharePoint, зокрема: один рядок тексту, вибір, число, валюта, дата й час, люди або група та керовані метадані. Ви також можете вставити такі метадані SharePoint у формулу: [Значення ідентифікатора документа], [Тип вмісту], [Версія] тощо.

Функції 

Генератор номерів документів дозволяє вставляти наступні функції у формулу. [Сьогодні]: сьогоднішня дата. [Зараз]: поточна дата й час. [Я]: користувач, який створив документ.

Індивідуальний
Спеціальний текст: ви можете вибрати спеціальний текст і ввести все, що забажаєте. Якщо буде виявлено будь-які недійсні символи (наприклад: / \ | # @ тощо), колір тла цього поля зміниться, і з’явиться повідомлення про наявність помилок.

Роздільники
Коли ви додаєте кілька елементів у формулу, ви можете вказати роздільники для об’єднання цих елементів. З’єднувачі включають: – _. / \ (Роздільники / \ не можна використовувати в стовпці Ім'я.)

У розділі «Формат даних» можна вказати формат дати, який потрібно використовувати.

Примітка Цей параметр використовується лише тоді, коли ви додаєте принаймні один стовпець [Дата й час] у розділ Правила іменування.

• У розділі Типи виводу вкажіть формат документа після створення.
  чотири file підтримуються такі формати: DOCX, DOC, PDF і XPS.

У розділі Розповсюдити документ вкажіть шлях для збереження створених документів.

Ви можете вибрати один із двох варіантів збереження створених документів.

Зберегти як вкладення
Виберіть цей параметр, щоб приєднати створені документи до відповідних елементів. Щоб зберегти документ як вкладення, потрібно ввімкнути функцію вкладення у списку.

Використовуйте опцію «Перезаписати існуючі документи», щоб вирішити, чи перезаписувати наявне вкладення для поточного елемента.

Зберегти в бібліотеці документів

Виберіть цей параметр, щоб зберегти документи в бібліотеці документів SharePoint. Просто виберіть бібліотеку в розкривному списку «Зберегти в бібліотеку документів».

Використовуйте параметр Створити папку для збереження документів, щоб зберегти документи в автоматично створену папку та вказати назву стовпця як назву папки.

У розділі «Генерація об’єднаного документа» виберіть опцію «Увімкнути», щоб увімкнути створення об’єднаного документа з використанням кількох елементів.

У розділі «Правило іменування об’єднаних документів» укажіть правило іменування. Ви можете вставити [Сьогодні], [Зараз] і [Я] у правило, щоб динамічно генерувати імена.

• У розділі Цільове розташування виберіть бібліотеку документів, щоб зберегти об’єднані документи.
• Натисніть OK, щоб зберегти налаштування.
• Ви можете на сторінці «Налаштування правил». view основна інформація про правило (назва правила, тип виводу, шаблон, змінено та змінено).

Змінити правило

• Перейдіть до списку або бібліотеки, де потрібно змінити правило.
• На стрічці клацніть вкладку «Список» або «Бібліотека», а потім клацніть «Керувати правилами» в групі «Параметри».
• На сторінці Document Maker Settings -> Rule знайдіть правило та натисніть «Редагувати». Внесіть зміни, а потім натисніть OK, щоб зберегти зміни.

Видалити правило

• Перейдіть до списку або бібліотеки, де потрібно видалити правило.
• На стрічці клацніть вкладку «Список» або «Бібліотека», а потім клацніть «Керувати правилами» в групі «Параметри».
• На сторінці Document Maker Settings -> Rule знайдіть правило, яке потрібно видалити, і натисніть «Видалити».
• З’явиться вікно повідомлення з проханням підтвердити, що ви хочете продовжити видалення.
• Натисніть OK, щоб підтвердити видалення.

Використання Document Maker

Document Maker дозволяє створювати окремі документи для кожного елемента списку або об’єднувати кілька елементів списку в один документ.

Створити індивідуальний документ

• Перейдіть до списку або бібліотеки, для якої потрібно створити документ.
• Виберіть один або кілька елементів.
• На стрічці натисніть «Створити документ».
• З’явиться діалогове вікно «Створити документ». Ви можете вибрати шаблон, який бажаєте використовувати, у спадному списку «Вибрати шаблон». Сформовані документи file імена та кількість fileтакож з’явиться в діалоговому вікні під розкривним списком «Вибрати шаблон».
• Натисніть Створити, щоб створити документи.
• Після завершення створення документа ви побачите результати операції. Натисніть Перейти до розташування, щоб увійти до бібліотеки або папки, де зберігаються документи. Натисніть на a file назву, щоб відкрити або зберегти його.
• Натисніть OK, щоб закрити діалогове вікно.
• Якщо процедура створення документа виявилася невдалою, у статусі відобразиться значення Невдало. І ти можеш view повідомлення про помилку в стовпці Операції.

Створіть об’єднаний документ
Ця функція дозволяє об’єднати кілька елементів в один документ. Щоб створити об’єднаний документ, вам потрібно ввімкнути параметр «Створення об’єднаного документа» в правилі.

• Перейдіть до списку або бібліотеки, для якої потрібно створити документ.
• Виберіть потрібні елементи та натисніть «Створити об’єднаний документ» на стрічці.
• З’явиться діалогове вікно «Створити об’єднаний документ». У цьому діалоговому вікні ви можете вибрати шаблон, який бажаєте використовувати, у розкривному меню «Шаблон». Сформовані документи file імена та кількість fileтакож з’явиться в діалоговому вікні.
• Натисніть Створити, щоб створити документ.
• Після завершення створення документа ви зможете побачити результати операції. Натисніть Перейти до розташування, щоб увійти до бібліотеки або папки, де зберігаються документи. Натисніть на file назву, щоб відкрити або зберегти його.
• Натисніть OK, щоб закрити діалогове вікно.

Тематичні дослідження
Припустімо, що ви спеціаліст із продажу, і після обробки замовлення вам потрібно надіслати клієнту рахунок-фактуру або квитанцію (у форматі .pdf). Шаблон рахунку або квитанції та file ім’я має відповідати політиці вашої компанії. Ось список усіх замовлень, що містить усі деталі замовлень клієнта, включаючи назву продукту, клієнта, спосіб оплати тощо.

У шаблоні квитанції про продаж вставте поля списку в таблицю таким чином:

Увімкніть параметр створення об’єднаного документа та налаштуйте такі розділи:

Якщо ви хочете надіслати деталі замовлення Тому Сміту, напрample, просто виберіть елемент, пов’язаний із Томом Смітом, і натисніть «Створити документ» на стрічці. Ви отримаєте PDF file наступним чином:

Якщо ваш клієнт Люсі Грін, напрample, придбав три продукти, ви хочете розмістити три замовлення в одному документі. У цьому ексample, вам слід вибрати три елементи, а потім натиснути «Об’єднати», «Створити» на стрічці. Отриманий PDF file буде створено таким чином:

Усунення несправностей і підтримка

• Запити щодо продукту та ліцензування: sales@boostsolutions.com
• Технічна підтримка (базова): support@boostsolutions.com
• Запит на новий продукт або функцію: feature_request@boostsolutions.com

Додаток 1: Підтримувані списки, бібліотеки та галереї

• Document Maker може працювати з цими списками та бібліотеками.

списки	Оголошення, календар, контакти, спеціальний список, спеціальний список у таблиці даних View, Дошка обговорень, Зовнішній список, Імпорт таблиці, Список статусів (не показувати кнопки продуктів), Опитування (не показувати кнопки продуктів), Відстеження проблем, Посилання, Завдання проекту, Завдання
Бібліотеки	Актив, зв’язок даних, документ, форма, вікі-сторінка, слайд, звіт, зображення (кнопки продукту знаходяться в меню налаштувань)
Галереї	Web Галерея частин, Галерея шаблонів списків, Галерея головних сторінок, Галерея тем, Галерея рішень
Спеціальні списки	Категорії, Коментарі, Дописи, Тираж, Ресурси, Місцезнаходження, Груповий календар, Пам’ятка про телефонний дзвінок, Порядок денний, Учасники, Цілі, Рішення, Що потрібно принести, Текстове поле

Додаток 2: Підтримувані функції обчислюваного поля
У наведеній нижче таблиці показано функції обчислюваного поля, які підтримуються в Microsoft Word.

	Ім'я	Екземпляр	коментар
Користувацькі функції	сума	Сума([ВашСтовпець])	1. Не чутливий до регістру. 2. Не підтримує рекурсивно вкладені. 3. Підтримує зовнішні наукові обчислення.
	Макс	Макс ([Ваш стовпець])
	Хв	Мінімум ([Ваш стовпець])
	Середній	Середнє ([Ваш стовпець]
	Граф	Кількість ([Ваш стовпець])
Системні функції	Абс	мат. абс	1. Чутливий до регістру. 2. Підтримує рекурсивно вкладені. 3. Підтримує зовнішні наукові обчислення.
	Acos	Math.Acos
	Asin	математикаAsin
	Атан	мат.Астан
	Атан2	мат.Астан2
	BigMul	Math.BigMul
	стеля	Математика.Стеля
	Cos	Math.Cos
	Кош	Math.Cosh
	Exp	мат.експ
	Поверх	мат.пол
	Журнал	Math.Log
	Журнал10	Math.Log10
	Макс	мат.макс
	Хв	мат.мін
	Pow	Math.Pow
	Круглий	мат. раунд
	Знак	Math.Sign
	гріх	Math.Sin
	Синх	Math.Sinh
	Sqrt	Math.Sqrt
	Тан	Math.Tan
	Танх	Math.Tanh
	Обрізати	Math.Truncate

Додаток 3: Управління ліцензіями
Ви можете використовувати Document Maker без введення коду ліцензії протягом 30 днів із моменту першого використання. Щоб користуватися продуктом після закінчення терміну дії, вам необхідно придбати ліцензію та зареєструвати продукт.

Пошук інформації про ліцензію

1. На головній сторінці продукту клацніть посилання пробної версії та увійдіть у центр керування ліцензіями.
2. Натисніть «Завантажити інформацію про ліцензію», виберіть тип ліцензії та завантажте інформацію (код сервера, ідентифікатор ферми або ідентифікатор колекції сайтів).

Щоб BoostSolutions створив для вас ліцензію, ви ПОВИННІ надіслати нам свій ідентифікатор середовища SharePoint (Примітка: для різних типів ліцензій потрібна різна інформація). Серверна ліцензія потребує коду сервера; для ліцензії на ферму потрібен ідентифікатор ферми; а для ліцензії колекції сайтів потрібен ідентифікатор колекції сайтів.

• Надішліть наведену вище інформацію нам (sales@boostsolutions.com), щоб створити код ліцензії.

Реєстрація ліцензії

1. Отримавши код ліцензії продукту, увійдіть на сторінку Центру керування ліцензіями.
2. Натисніть «Зареєструвати» на сторінці ліцензії, і відкриється вікно «Реєстрація або оновлення ліцензії».
3. Завантажте ліцензію file або введіть код ліцензії та натисніть Зареєструватися. Ви отримаєте підтвердження, що вашу ліцензію підтверджено.

Щоб отримати докладніші відомості про керування ліцензіями, перегляньте BoostSolutions Foundation.